小規模オフィス移転をスムーズに進めるには？業務を止めない段取りの考え方

小規模オフィスの移転では、家庭の引越し以上に「いつまで現オフィスを使い、いつから新オフィスを動かすか」が重要になります。

荷物の量そのものより、PC、モニター、複合機、書類、配線など、業務に直結するものをどう止めずに移すかがポイントです。移転をスムーズに進めるには、

まず“止められない業務”を洗い出すところから始めるのがおすすめです。

たとえば、電話対応がある部署、日々出荷作業がある会社、来客対応が必要な事業では、すべてを一気に止めるのは現実的ではありません。

そのため、不要な備品から順にまとめる、サーバーやPCは最終段階で梱包する、重要書類は担当者ごとに管理するなど、通常業務と移転作業を並行しやすい流れを作る必要があります。配線類は抜いた後に混乱しやすいので、差し込み先がわかるよう印をつけておくと復旧が早くなります。

新オフィス側では、机や什器の置き場所を事前に決めておくことが大切です。レイアウトが曖昧なままだと、搬入後に置き直しが発生し、時間も手間も余計にかかります。

小規模オフィス移転は、規模が小さいぶん簡単に見えますが、実際には少人数で多くの判断をしなければならないケースも多いものです。

だからこそ、荷物整理だけでなく、業務再開まで含めた段取りを先に描いておくことが成功の近道です。